Crear, desarrollar e implementar programas de beneficios para colaboradores o empleados es un esfuerzo importante y costoso para las empresas.
Aunque la mayoría de los empleadores están obligados a proporcionar beneficios obligatorios, cómo contribuciones al seguro social, vacaciones, aguinaldo entre otros.
La mayoría de los demás beneficios son de naturaleza voluntaria y determinados por el empleador.
Los programas de beneficios varían mucho, pero generalmente incluyen seguro médico, seguro de vida y discapacidad, beneficios del plan de ingresos de jubilación, beneficios de tiempo libre pagado y programas de asistencia educativa. La selección y el diseño de beneficios son componentes críticos en los costos totales de compensación. En algunos casos, los beneficios representan el 40 por ciento o más de los costos totales de sueldo. Debido a la inversión de costos del empleador y la importancia de los beneficios de los empleados en el reclutamiento y la retención.
Te compartimos algunos puntos que se deben de considerar para la creación de estos programas de beneficios.
Identificar los objetivos y el presupuesto de beneficios de la organización
Un primer paso importante en el diseño de un programa de beneficios para empleados es identificar sus objetivos. Esto proporcionará una guía general para establecer la selección y el diseño del programa de beneficios. Generalmente, este proceso no da como resultado una lista de beneficios específicos ofrecidos, sino que proporciona una descripción general de los objetivos de la organización de ofrecer beneficios que reflejen las necesidades tanto del empleador como del empleado.
La estrategia comercial y/o de recursos humanos de la organización ayudará a guiar el desarrollo de los objetivos de beneficios, ya que estos objetivos deberían ayudar a lograr las metas estratégicas generales. Factores como el tamaño del empleador, la ubicación, la industria y los convenios colectivos deben considerarse en el desarrollo de los objetivos de beneficios. Algunos empleadores optan por tener objetivos de beneficios generales, mientras que otros incorporan los objetivos en su filosofía de compensación total. Los objetivos de beneficios no son estáticos y deben evaluarse y revisarse para reflejar la estrategia actual del empleador y las necesidades de los empleados.
Igualmente importante es determinar el presupuesto disponible para gastar en beneficios, ya que la mayoría de los empleadores tienen restricciones de costos al ofrecer beneficios a los empleados. Si existe un plan de beneficios actual, las organizaciones deben analizar los costos de beneficios actuales y los costos proyectados y crear una hoja de cálculo de presupuesto que describa los costos de beneficios anuales. El aumento del costo de ofrecer beneficios como el seguro de salud afectará en gran medida los beneficios que pueda ofrecer un empleador.
En Challenge Consulting realizamos metodologías para las evaluación de necesidades para determinar la mejor selección y diseño de beneficios en función de las necesidades y deseos de los empleados.
La evaluación de necesidades que realizamos en Challenge Consulting puede incluir la percepción de un empleador sobre las necesidades de beneficios de los empleados, las prácticas de beneficios de la competencia y las leyes y reglamentos fiscales. Pero una tendencia más reciente es adoptar un enfoque de investigación de mercado para la planificación de los beneficios de los empleados. Las técnicas que se realizan con nuestro equipo de evaluación en Challenge Consulting incluyen consultas de los empleados en forma de entrevistas personales, cuestionarios simplificados o métodos de investigación sofisticados. Aunque es muy probable que la retroalimentación de los empleados resulte en una mayor motivación y satisfacción de los empleados con el paquete de beneficios, esto es cierto solo en la medida en que el empleador se comprometa a utilizar la retroalimentación en la selección y el diseño de los beneficios.
Si existe un plan de beneficios actual, el empleador también puede realizar una revisión de la utilización de cada plan para determinar el uso real de los empleados. Conocer la frecuencia con la que se utiliza un beneficio en particular y en qué medida puede ayudar al empleador a determinar prácticas de diseño que ahorren costos. Para los planes de seguro, como un plan médico, la aseguradora a menudo proporcionará una revisión de utilización para el empleador.
Las organizaciones deben analizar la demografía de la fuerza laboral existente para ayudar a determinar las necesidades de varias categorías de empleados. Los empleados más jóvenes pueden valorar más el tiempo libre remunerado, mientras que los empleados mayores pueden valorar más los planes de ingresos para la jubilación.
Los empleadores pueden analizar los resultados de la evaluación de necesidades y compararlos con los beneficios existentes y con los beneficios disponibles para priorizar qué beneficios serán más útiles para lograr los objetivos del programa de beneficios.
Los empleadores también deberán considerar cualquier requisito legal con respecto a las ofertas de beneficios. Algunos empleadores pueden tener la obligación de ofrecer beneficios por ley, como la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio, que requiere que los empleadores con 50 o más empleados elijan proporcionar un seguro de salud asequible a los empleados o pagar una multa. Los empleadores deberán determinar si están cubiertos por esta ley y el impacto que esto tendrá en las decisiones y el diseño de los planes de seguro médico de los empleados.
Como consultora, Challenge Consulting formula un Programa de Plan de Beneficios para que nuestros clientes puedan implementarlo a través de las diferentes herramientas o metodologías que sugerimos utilizar.
Una vez que la evaluación de necesidades y el análisis de brechas estén completos, el empleador deberá formular el nuevo diseño del plan de beneficios. Utilizando los datos recopilados de todos los recursos el empleador puede comenzar a formular ofertas de beneficios en orden de prioridad.
Luego, el empleador determinará el costo de brindar los beneficios priorizados y lo evaluará contra el presupuesto de beneficios.
Este paso es complejo y puede tomar muchos factores en consideración: ¿Se pueden hacer cambios al diseño del plan actual para inducir ahorros de costos? ¿Se pueden eliminar los beneficios que son subutilizados o no valorados por los empleados? ¿Cuáles son los costos administrativos de los beneficios? ¿Qué características de contención de costos se pueden implementar? ¿Tendrán que contribuir los empleados y cuánto? ¿Hay recursos para administrar internamente, o será necesario un administrador y un corredor de terceros para ciertos planes? Estas son algunas de las evaluaciones que hará un empleador para determinar si agregar, cambiar o eliminar las ofertas de beneficios.
La estrategia de comunicación es un componente crítico para la planificación y gestión de beneficios. Algunos recursos y muestras están disponibles para ayudar a los empleadores.
La comprensión de los empleados de los beneficios es fundamental para la aceptación de los empleados. Sin aceptación, los esfuerzos del empleador, sin importar qué tan perfectamente diseñados estén para satisfacer las necesidades de los empleados, pueden ser inútiles. Si se obtuvo y utilizó información de los empleados en el proceso de diseño de beneficios, los empleadores deben asegurarse de compartir esto con los empleados y hacerles saber cómo sus comentarios influyeron en el diseño del programa de beneficios.
El impacto positivo en el reclutamiento, la retención y la moral de los empleados puede perderse sin planes de comunicación efectivos. Aunque el empleador está obligado a proporcionar comunicaciones para cumplir con las leyes relativas a la divulgación de varios planes de beneficios, como una descripción resumida del plan, las comunicaciones deben ir más allá de los requisitos legales.
Los buenos objetivos de comunicación de beneficios deben incluir:
- Crear conciencia y apreciación de los beneficios nuevos o existentes y mejorar la seguridad financiera de los empleados.
- Proporcionar un alto nivel de comprensión de los beneficios ofrecidos.
- Fomentar el uso inteligente de los beneficios.